Budowanie biura czy budowanie zespołu agenta nieruchomości? Oto ważne pytanie na które warto znaleźć odpowiedź zanim podejmiemy się rekrutacji i wdrożenia nowych osób w naszym teamie.

Wielu agentów nieruchomości, którzy świetnie działają w branży, skutecznie sprzedają i pozyskują klientów zaczynają myśleć o kolejnym kroku na ścieżce kariery. Chcą zostać menedżerem, liderem, dyrektorem, prezesem czy w końcu szefem rady nadzorczej swojej prężnej firmy pośrednictwa nieruchomości. Nic w tym złego jeśli i Ty tak myślisz. Ale zanim rzucisz się na głęboką wodę (w wir rekrutacji), zastanów się czy już jesteś na to gotowy i czy wiesz, jak ma wyglądać Twój zespół.

Rekrutacja i rozwój biznesu nieruchomości – czy to coś dla mnie?

Jeżeli swoją ścieżkę rozwoju widzisz jako budowanie zespołu, jesteś gotowy delegować pewne zadania, chcesz mieć więcej czasu, aby skupiać się na priorytetach, myślisz, jak korzystać z dźwigni w postaci innych osób, aby sprzedawać więcej – to niniejszy temat jest dla Ciebie. Zapraszam do przeczytania dalszej części artykułu: “Biuro czy zespół? Od czego zacząć i jakich błędów uniknąć rozwijając swoją strukturę?”. Dowiesz się z niego między innymi: kiedy jest czas na budowę zespołu, na czym polega budowanie biura a na czym budowanie zespołu agenta, od czego zacząć i jak unikać błędów w budowaniu zespołu agenta nieruchomości, który doprowadzi Cię do roli CEO a później pozwoli wyjść z aktywnego biznesu, czerpiąc dochody z dywidendy.

Co będzie mi potrzebne zanim rozpocznę budowanie zespołu

Zanim postawisz kolejny krok na swojej ścieżce, upewnij się że masz wszystkie podstawowe narzędzia pracy. Czy masz sprawdzone druki i dokumenty (umowy pośrednictwa, oświadczenia, protokoły i inne ważne pliki, z których korzystasz w codziennej pracy)? Czy wdrożyłeś skutecznie działające aplikacje i programy i biegle z nich korzystasz (system do eksportu ofert, system CRM, system wspierający obieg dokumentów, system wspierający pozyskiwanie leadów np. z ogłoszeń bezpośrednich itp.)? Korzystasz ze sprawdzonych systemów i masz (przynajmniej częściowo) spisane procedury? Twój system generowania leadów jest skuteczny i systematycznie dostarcza Ci potencjalnych klientów? Jeżeli na któreś z pytań odpowiedziałeś “nie” – popracuj jeszcze nad tym obszarem. Dom buduje się od solidnych fundamentów, w przeciwnym razie się zawali. Tak samo z biznesem. Nie warto iść dalej nie mając mocnych podstaw, na których będziesz go budować. Oprócz twardych narzędzi potrzebne będą też miękkie kompetencje jak komunikatywność, otwartość na ludzi a także umiejętności menedżerskie.

Budowanie biura a budowanie zespołu agentów nieruchomości

Wielu agentów nieruchomości, powielając znane wzorce rozpoczyna swój rozwój budując biuro. Jest to zdecydowanie mniej efektywna ścieżka niż budowa własnej struktury (wzmacnianie, a nie rozdrabnianie). Jakie są różnice pomiędzy budowaniem biura a budowaniem zespołu agenta i kiedy warto wybrać którą ścieżkę?

Budowa biura nieruchomości jako ścieżka rozwoju

Biuro nieruchomości to back office i samodzielni agenci. Idealnie, kiedy mamy zespół produktywnych agentów, a my skupiamy się na dostarczaniu im wsparcia. Lecz dojście do kilku działających efektywnie osób może zająć lata… Dlaczego? Otóż większość osób gotowych do bycia zrekrutowanym to osoby nowe w branży nieruchomości, które trzeba przeszkolić i wdrożyć. Dodatkowo rotacja (typowa dla tego zawodu) sprawia, że tylko część z tych osób pozostanie z nami dłużej niż rok. Oczywiście od skali naszego działania (zasobności portfela) zależeć będzie liczba osób, które rocznie zrekrutujemy, przeszkolimy i wdrożymy. Im jest ich więcej, a my skuteczniej rekrutujemy, tym szybciej nasze biuro będzie efektywne.

Nie rekrutuj pojedynczo!

Rekrutując pojedynczo – a tak robi wielu początkujących agentów wchodzących w buty menedżera – jest duże zagrożenie że nasz czas i uwagę skupimy na niewłaściwej osobie, która pomimo naszych starań odejdzie, a my w tym czasie nie dość że nie zyskaliśmy (produktywnego agenta), to jeszcze straciliśmy (czas, w którym sami nie zarabialiśmy). Znam agentów, którzy co rok popełniają ten sam błąd, przez kilka miesięcy koncentrując swoją uwagę na przyszłym agencie, który okazał się fiaskiem, aby przez następnie miesiące w roku odrabiać straty poprzez intensywne zaangażowanie się we własną sprzedaż i obsługę klientów… Zmęczenie, frustracja, bezsilność – takie uczucia deklarują osoby, po każdym nieudanym “cyklu” rekrutacji, wierząc, że jest to jedyna droga do rozwoju, i w końcu kiedyś się uda… Tak, jest szansa, że którymś razem w końcu “to będzie ten”! Ale wtedy zanim zespół “zarobi” na asystenta (i inny personel), my stajemy się dodatkowo ich “back officem”. Praca na 150% normy? Ile tak można? Czy tak być musi? Czy nie ma innej opcji dla zrównoważonego rozwoju mniejszej struktury?

Budowa zespołu agenta nieruchomości jako alternatywa dla skutecznego rozwoju

“Pracuj mądrze, a nie ciężko” – dzięki tej ścieżce rozwoju można ten cytat wcielić w życie. Kto by tak nie chciał? Otóż różnicą pomiędzy budową biura a zespołu jest struktura. W przypadku budowy zespołu agenta nieruchomości każdy członek zespołu jest “back officem”, którego zadaniem jest wzmacnianie (a nie osłabianie) Twojej efektywności jako agenta nieruchomości. Dodatkowo, Twoja oferta będzie atrakcyjną alternatywą dla tych agentów, którzy są wykształceni (mają za sobą szkolenia, kursy, praktykę może nawet mają licencję), ale mają problem z generowaniem leadów i z tego powodu nie radzą sobie jako “samodzielni agenci”. Taki zespół możesz budować także wewnątrz Twojego biura (jeśli szef nie widzi przeszkód w takim rozwoju), co zdecydowanie ułatwi start. Kluczem do sukcesu jest Twój początkowy poziom dochodów – musisz mieć stabilne, satysfakcjonujące dochody pozwalające na zatrudnienie (na pensji) osoby, która systematycznie będzie zwiększać Twoją efektywność oraz posiadać pracujący system generowania leadów, który da możliwość zwiększenia liczby obsługiwanych klientów i przeprowadzanych transakcji. Zaletą tej ścieżki oprócz wzrastających dochodów i liczby przeprowadzonych transakcji jest brak znaczących nakładów początkowych niewspółmiernych w początkowym okresie do uzyskiwanych wpływów.

Poziomy rozwoju organizacyjnego zespołu agenta nieruchomości

Budowę swojego zespołu agenta nieruchomości rozpoczynasz od stworzenia solidnej grupy wsparcia. To nie są jeszcze Twoi pracownicy, a usługodawcy, których wynajmujesz lub polecasz w miarę potrzeb. W takiej grupie zazwyczaj jest księgowy, marketingowiec, notariusz, prawnik, doradca kredytowy, geodeta, fotograf, home stager, budowlaniec, architekt i wielu innych specjalistów, którymi się otaczasz. Kiedy kluczowe role w zespole wsparcia masz już obsadzone i sprawdzone, możesz rozpocząć poszukiwania kandydata na pierwsze wolne miejsce pracy. To Twój Poziom 1 rozwoju zespołu.

Stanowisko, na które rekrutujesz nazywać się będzie “Asystent”. Asystent zdejmie z Ciebie wszystkie czynności administracyjne, poprowadzi Twój kalendarz, będzie koordynował wiele spraw i ogarnie papierki. Osoba ta będzie robić wszystko za wyjątkiem generowania leadów, pozyskiwania klientów czy prezentowania nieruchomości. Kandydat na asystenta powinien być sumienny i dokładny. Osoba ta powinna lubić swoją pracę i nieruchomości. Najlepiej, aby miała doświadczenie i kwalifikacje, abyś Ty nie musiał przeznaczać wiele czasu na jej naukę od podstaw. W zamian za to skupisz się na edukowaniu tej osoby w zakresie Twoich procedur i oczekiwań. Działaj według powiedzenia: “zatrudniaj wolno, zwalniaj szybko”. Skup się na wyborze najlepszego kandydata, jakiego możesz mieć. W razie pomyłki (każdemu się zdarzają), szybko podejmuj decyzję o zmianie osoby.

Kiedy trafisz na właściwą Twój biznes zacznie mocno wzrastać. Będziesz miał czas na prowadzenie dwa lub nawet trzy razy więcej transakcji. Kiedy już to nastąpi przyjdzie czas na następne stanowisko. W taki sposób nie zwiększasz niepotrzebnie struktury, nie tracisz swoich pieniędzy, gdyż każda nowa osoba ma swoje miejsce w zespole i zadania, które zaczyna wykonywać od pierwszego dnia (jest dla Ciebie produktywna). Takie podejście umożliwi Ci dojście w końcu do Poziomu 6, w którym stajesz się Szefem-Prezesem-CEO. Później, na ostatnim, Poziomie 7 wdrażasz kogoś na swoje miejsce i … wychodzisz z aktywnego zarządzania, pozostając zadowolonym udziałowcem.

Wskazówki w budowaniu zespołu i błędy, których można uniknąć

Poniżej kilka sugestii i porad jak budować swój zespół oraz jak uniknąć błędów powielanych przez wiele osób, rozpoczynających swoją karierę.

• Zacznij od asystenta jako pierwszego członka zespołu
• Miej zakresy obowiązków, profile na każde stanowisko i ściśle się tego trzymaj
• Prowadź skuteczne procesy rekrutacji i selekcji. Zatrudniaj talenty
• Nie zatrudniaj „po znajomości” tylko po pełnym procesie rekrutacji
• Nieudana rekrutacja, to straty czasu, pieniędzy i wizerunku oraz wyhamowanie w procesie rozwoju zespołu
• Udana rekrutacja, to satysfakcja, efektywność i możliwość przejścia na kolejny poziom rozwoju zespołu

Niniejszy artykuł powstał na bazie szkolenia “Agent nieruchomości buduje skuteczny zespół”. Jego premiera miała miejsce podczas corocznego wydarzenia RE.PLAY (styczeń 2023). Wkrótce będzie dostępna jego szersza wersja – warsztatowa. Jeśli chcesz poznać wszystkie poziomy, dowiedzieć się jak krok po kroku przez nie przejść – bądźmy w kontakcie!

Poprzedni artykuł: Matematyka dla pośrednika. Jak utrzymać poziom dochodów na zmieniającym się rynku.