Są osoby niezależne, z wizją i pomysłami, które będą chciały postawić na samodzielność i własną agencję nieruchomości. Na co trzeba się przygotować, myśląc o własnej, niezależnej agencji nieruchomości? Na co warto zwrócić uwagę, kiedy myślimy o otwarciu biura? Od czego zacząć i jak się przygotować do wejścia na rynek nieruchomości pod własną marką. 

Struktura agencji

Po pierwsze warto zastanowić się, czy będziemy rozwijać swój biznes poprzez pracę własną czy też budując swój zespół. Większość funkcjonujących na rynku agencji nieruchomości to maksymalnie dwuosobowe zespoły. Zaletą jest duża elastyczność i decyzyjność, wadą brak wsparcia i brak korzyści skali. Prowadząc biznes samemu lub tylko z partnerem trudniej o zastępstwa, a tym samym wolne dni czy urlopy. Trudniej też uzyskać bieżące porady i wskazówki, kiedy jest się zdanym samemu na siebie. Myśląc o budowie zespołu wielu przedsiębiorców z branży przyjmuje okres przejściowy tj. praca własna na rynku z równoczesną rekrutacją i wdrożeniem nowych osób. Plusem takiego rozwiązania jest większe bezpieczeństwo finansowe i stopniowy rozwój biura pozwalający na kontrolę kosztów. Jednak w wielu przypadkach taki stan przejściowy jest permanentny, co stanowi późniejszą barierę w rozwoju. Skupiając się na rozwoju zespołu naturalnie ma się mniej czasu na pracę własną, a co za tym idzie istnieje ryzyko utraty części przychodów aż do chwili, gdy nowi adepci się nie wdrożą. Z drugiej strony rotacja wśród osób spoza branży wchodzących do zawodu jest bardzo duża. Szacuje się, że po dwóch latach w zawodzie pozostaje maksymalnie co piąty rekrut. Oznacza to, że czas przeznaczony na naukę nowych może być w danym przypadku bezowocnym. Natomiast osoby działające już na rynku mają niedużą skłonność do zmian biura, a jak już to odchodzą całkiem na swoje. 

Dlatego jeśli w planach jest budowa zespołu, należy prowadzić działania systemowo, z perspektywą długoterminową. Warto też wcześniej zatrudnić administratora lub asystenta, który będzie mógł przejąć na siebie szereg “papierkowej” (administracyjnej) roboty. 

Umowy i dokumenty

Umowy pośrednictwa, wzory pełnomocnictw, protokołów, oświadczeń czy drafty umów zawieranych pomiędzy klientami to chleb powszedni każdej, nawet najmniejszej agencji. Dobrze skonstruowane dokumenty nie tylko zabezpieczają interesy pośrednika, ale też pozwalają uniknąć kar za niezgodność z przepisami. Im umowa bardziej klarowna, czytelna i zwięzła tym łatwiej będzie ją podpisywać z klientami. Błędy w zabezpieczeniach mogą skutkować tym, że biuro nie otrzyma wynagrodzenia za usługę, choć ją w pełni wykonało. Jedno wynagrodzenie od transakcji przy typowej cenie mieszkania czy domu zazwyczaj przekracza 10.000 złotych, więc tyle, lub krotność tej kwoty można stracić na złej umowie pośrednictwa. Dlatego inwestycja w dokumenty przygotowane przez dobrego prawnika, który “zjadł zęby” na pośrednictwie z pewnością się opłaci. Wzory umów mogą być także udostępniane przez organizacje branżowe dla swoich członków albo mogą być dostępne jako załączniki do publikacji książkowych czy kursów dla pośredników. Tym niemniej zmiany w przepisach determinują co jakiś czas aktualizację druków, warto więc dbać o ich aktualność. 

Biuro czy home office

Czy wynajmować biuro, czy pracować w domu to odwieczny problem pośredników nieruchomości. Biuro jest stałym kosztem, a klienci i tak w większości spotykają się w swoich mieszkaniach czy domach. Dlatego wielu małych przedsiębiorców z branży ma swoje “biuro w teczce”, a w przypadku konieczności spotkań z klientami poza nieruchomością korzystają z kawiarni czy centrów biznesowych z salami na godziny. Jednak posiadanie biura zwiększa wiarygodność, poprawia komfort spotkań a także pozwala oddzielić pracę od życia rodzinnego. W domu też nie zawsze są warunki do pracy i bezpiecznego przechowywania dokumentów. Trudno też wyobrazić sobie rozwój zespołu, rekrutację i wdrażanie agentów z poziomu kawiarni czy własnego domu. Dlatego zakładając jednoosobową agencję nieruchomości można zrezygnować z fizycznego biura, jeśli mamy odpowiednie warunki na home office, ale przy większych zespołach wydaje się ono nieodzowne. 

Marketing i systemy informatyczne

Osoby poszukujące nieruchomości zazwyczaj poszukują ich w sieci. Stąd ogromna popularność portali ogłoszeniowych z ofertami nieruchomości. Zamieszczanie informacji o nieruchomościach na sprzedaż i na wynajem w tych portalach jest bez mała koniecznością. Na rynku króluje kilka wiodących stron ogłoszeniowych, gdzie najczęściej agencje nieruchomości wykupują tzw. “pakiety agencyjne” pozwalające na publikowanie ofert w niższej, hurtowej cenie. Tym niemniej publikacja na kilku najważniejszych portalach zestawu do 20 ofert przekracza tysiąc złotych netto miesięcznie. 

Aby zarządzać ogłoszeniami publikowanymi w sieci warto wyposażyć się w system zarządzania ofertami (tzw. “CRM” dla agencji nieruchomości), wybierając spośród dostępnych na rynku pozycji. Przeczesywanie wielu portali ogłoszeniowych w poszukiwaniu ofert to bardzo czasochłonne zajęcie. Dlatego wiele agencji decyduje się na skorzystanie z narzędzia który agreguje wszystkie ogłoszenia w jednym miejscu, ułatwia wyszukiwanie oraz umożliwia organizację m.in. poprzez wprowadzanie oznaczeń i notatek. Aby poszerzyć bazę ofert, a także udostępnić oferty nieruchomości do współpracy innym pośrednikom warto przyłączyć się do funkcjonujących na rynku systemów współpracy typu SWO lub MLS. Większość, nawet najmniejszych biur, posiada swoje strony z ofertami, gdzie może kierować swoich klientów. 

Łatwa dostępność do druków i informacji poprawia konkurencyjność i mobilność pośrednika. W organizacji dokumentów często wykorzystywane są oferowane na rynku rozwiązania oparte na chmurze. Łącznie na rozwiązania IT małe biuro z kilkunastoma ofertami nieruchomości przeznacza kolejne kilkaset do tysiąca złotych miesięcznie. 

Generalnie marketing ofert poprzez portale i narzędzia IT stanowią znaczącą pozycję w kosztach każdego biura, a im więcej ofert w portfolio pośrednika tym łączne koszty są wyższe. 

Szkolenia

Przed 2014 rokiem, kiedy zawód pośrednika wymagał licencji, przedstawiciele zawodu byli zobowiązani przepisami do systematycznej edukacji i poszerzania wiedzy m.in. poprzez uczestnictwo w kilku w roku kursach czy szkoleniach. Zmiany w prawie, korzystanie z nowych technologii, chęć poszerzania wiedzy i nabywania nowych umiejętności to wystarczające powody, aby się edukować. Dlatego będąc przedsiębiorcą działającym w branży nieruchomości trzeba przeznaczyć czas i budżet na szkolenia i samokształcenie. Będąc członkiem organizacji pośredników (stowarzyszenie, federacja) można korzystać z atrakcyjnych zniżek. Dziś na rynku jest bardzo duży wybór szkoleń i programów edukacyjnych z branży nieruchomości, dlatego jest z czego wybierać. Przeciętnie dzień szkoleniowy to inwestycja od kilkuset złotych wzwyż (w zależności od liczebności grupy, formy szkolenia czy renomy wykładowcy). Warto w każdym roku przewidzieć udział w kilku szkoleniach, aby rozwijać się i być na bieżąco. 

Jeżeli już wiesz, jaką ścieżką podążysz to świetnie, gratuluję decyzji! 

Jeżeli jednak masz wciąż wątpliwości – zapraszam do lektury ostatniej części z tej serii, która wkrótce się pojawi na blogu (Niezależność, choć pod skrzydłami agencji). Jeśli nie czytałeś poprzednich odcinków są one także dostępne: Jak sprawdzić franczyzę, aby później nie żałować? oraz Franczyza czy własny brand? Zapraszam do obserwowania bloga.

AS [20-09-2020] Jak odnieść sukces w biznesie nieruchomości. Na co trzeba się przygotować, myśląc o własnej niezależnej agencji nieruchomości. Cz III